01基本方針

JR東日本コンサルタンツ株式会社(住所及び代表者名等の当社に関する情報は、当社ホームページの会社概要（URL https://www.jrc.jregroup.ne.jp/company/about/)に記載する。以下、「当社」という。）は、個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。)の保護に関する法令等及び社内規程を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに、個人情報を安全かつ最新の状態で管理し、適正に廃棄することで、個人情報を保護します。

02組織活動

1. 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
2. 個人情報の取扱いに関する社内規程を制定し、これを遵守します。
3. 個人情報が適正に取扱われているかどうか、定期的にチェックを行い、問題がある場合には改善します。
4. 当社の取引のある企業及び個人等に対し、社内規程の目的達成のための協力を要請します。
5. 本基本方針は、当社のホームページ(URL http://www.jrc.jregroup.ne.jp/)に掲載することなどにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

03個人情報の取扱いについて

1. 社内体制の整備

   当社は、個人情報ごとに管理者を配置し、適正な管理を行うことで個人情報を保護します。

2. 個人情報の取得

   当社は、個人情報の取得にあたって、その利用目的を明らかにした上で、適正な方法で行います。

3. 個人情報の利用

   当社は、個人情報の利用にあたって、個人情報保護の重要性を強く認識し、当該個人情報のその利用目的の範囲内で適正に利用します。

4. 個人情報の適正な管理

   当社は、個人情報の管理にあたって、社内規程に基づき必要な安全対策を実施します。

5. 本人の権利の尊重

   当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、その情報に対し、開示、訂正、利用停止等を求められたときは、合理的な期間、法令等で定められた範囲内で対応します。

6. 個人情報の取扱いの継続的な改善

   当社は、個人情報の取扱いにあたって、継続的にその改善に努めます。

当社は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、「個人情報の取扱いに関する基本方針」のほか、以下のとおり取り扱います。

01個人情報の利用目的

当社が取得した個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。

１．お客さまから取得した個人情報の利用目的

1. 商品・サービスの提供を含む契約の締結及び履行、契約後の管理並びに提供した商品・サービスのアフターサービスの実施のため
2. 商品・サービスの提供に必要な連絡のため（宅配業者等へ商品等の発送を依頼する場合を含みます）
3. 商品・サービスに関する情報及びその他当社の事業活動に関する情報の案内のため
4. 新商品・新サービス及びこれらを提供するソフトウェア、システム、設備、機器等の検討及び開発のため
5. 商品・サービスに関する料金の請求収納及び債権保全のため
6. 市場調査その他の調査研究のため
7. 経営分析のため
8. 懸賞、キャンペーン等の実施のため
9. 取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため
10. CSR（企業の社会的責任）に関する活動のため
11. お客さまからのお問い合わせやご意見を承り及び回答するため
12. お客さま及び従業員のセキュリティの確保のため
13. 当社の施設、設備及び機器の保守管理並びにその利用状況の管理のため

２．社員、採用応募者及び退職者並びにその家族等から取得した個人情報の利用目的

1. 採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため
2. 雇用管理（出向・転籍を含みます。）に関する業務のため
3. 給与等の支払いに関する業務のため
4. 福利厚生等に関する業務のた
5. 健康管理等に関する業務のため
6. 退職後の諸手続きのため
7. 法令上必要な諸手続き及び連絡等のため
8. その他、業務上必要な諸手続き及び連絡等のため

３．特定個人情報の利用目的

1. 健康保険及び雇用保険等に関する事務のため
2. 厚生年金及び国民年金等に関する事務のため
3. 給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため
4. 源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため
5. 社員持株会、社員預金、財形貯蓄、企業年金等に関する事務のため
6. 法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため
7. その他、番号法等に定める事務のため

02個人情報の第三者提供

１．当社は、「１．個人情報の利用目的」に記載した目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客さまから取得した個人情報を、あらかじめお客さまの同意を得ることなく、第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さま本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

２．前号にかかわらず、当社は、前項に記載した特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

03個人情報の安全管理のために講じた措置

当社は、個人情報を安全に管理するための措置として、以下に示した項目等を実施します。なお、以下の内容はあくまで例示であり、個別の個人情報によって実施する安全管理のための具体的措置が、異なる場合があります。

1. 基本方針の策定

   個人情報の適正な取扱いのために「個人情報保護方針」を策定し、公表します。

2. 個人データ等の取扱いに係る規律の整備

   適正な取得・保管・利用・管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規程を策定します。

3. 組織的安全管理措置

   個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員を明確化し、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合(兆候を把握した場合を含む)の責任者への連絡体制を整備します。

4. 人的安全管理措置

   従業員に個人情報の取扱いに関する留意事項等について、定期的に教育訓練を実施するとともに、個人情報に関する秘密保持に関する事項を社内規程に記載します。

5. 物理的安全管理措置

   個人情報の廃棄又は削除にあたっては、裁断、溶解又は物理的な破壊等、復元が困難な方法で処理します。

6. 技術的安全管理措置

   個人データを保管又は社外へ移送する場合は、暗号化、パスワード設定等の必要な漏えい防止のための措置を行います。

7. 外的環境の把握

   個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人データを安全に管理するための必要かつ適切な措置を行います。

8. 従業員の監督

   従業員による個人データの取扱状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規程等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。

9. 委託先の監督

   委託先による個人データの取扱状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます。

04個人情報の開示等の手続き

当社は、当社が取得した個人情報及び第三者提供記録に関して、ご自身の情報の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。また、一部の開示等のご請求については、通知に要する実費をお支払いいただきます。

開示等の内容

1. 利用目的の通知（有料）
2. 開示（有料）
3. 内容の訂正、追加又は削除
4. 利用の停止又は消去
5. 第三者への提供の停止

なお、利用の停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます（なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用の停止又は消去のご請求には応じられない場合があります）。

開示等のご請求先

開示等のご請求をされる場合は、当社所定の開示等請求書 （注1） に必要事項を記入し、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類 （注2） 及び通知に要する実費 （注3） を同封の上、次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達の記録が残る方法によりお申し込みください。

この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承ください。

また、開示等請求書の記載に不備があった場合並びにご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認できない場合は、その旨ご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後２週間を経過しても再請求がない場合は、開示等のご請求がなかったものとして対応し、通知に要する実費も返却しません。

開示等のご請求の結果の通知方法

お申し出いただいた方（開示等請求書に記載された請求者の氏名及び住所）宛に、書面で郵便（本人限定受取郵便）により通知します。また、開示等を行わない場合 （注4） に該当する場合は、その理由を付記して通知いたします。 なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また、提出いただいた書類は、適正に廃棄します。

04苦情等の受付窓口

当社が取得した個人情報に関する苦情及びお問い合わせについては、次の「個人情報受付窓口」まで、電話又は郵便によりお申し出ください。

この方法によらない苦情等の受付（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承ください。

また、現在、当社の所属する認定個人情報保護団体はありません。

（注１）当社所定の開示等請求書の入手方法

当社所定の開示等請求書は、次の方法により交付します。

なお、FAX又は郵送による交付をご希望される場合は、開示等請求書の交付をご希望される旨及びFAXの場合はご希望される方のFAX番号、郵送の場合はご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、FAX又は郵送葉書によりお申し込みください。

（注２）ご本人であることを確認するために必要な書類

個人番号カード（表面）、運転免許証、健康保険証、年金手帳、印鑑登録証明書等の写しです。
なお、お申し出いただいた方がご本人以外の代理人の方である場合は、さらに次の書類も同封してください。

• お客さまが未成年者又は成年被後見人で、その法定代理人である場合、 戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類の写し
• お客さまが開示等請求を行うことにつき委任した代理人である場合、 委任状又は代理人の印鑑登録証明書（作成日より３ヶ月以内の原本の余白に実印を捺印したもの、コピー不可）など、法定代理権があることを確認できる書類の写し

（注３）通知に要する実費

有料となる開示等のご請求をされる場合は、通知に要する実費をお支払いいただきますので、相当額の郵便切手又は郵便為替を同封してください。具体的な金額につきましてはお問い合わせ下さい。

なお、郵便為替の場合は、郵便局所定の料金が別途かかります。

お送りいただいた金額が過剰であった場合でも、差額は返却しません。金額が不足していた場合及び同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後2週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、お送りいただいた実費は返却しません。

（注４）開示等を行わない場合

次のいずれかに該当する場合は開示等を行いません。また、実費は返却しません。

1. 利用目的の通知
   • 利用目的が明らかな場合
   • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
   • 会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
   • 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
   • 請求に係る保有個人データが存在しない場合
   • 請求者が通知に要する実費を支払わない場合
2. 開示
   • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
   • 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
   • 他の法令に違反することとなる場合
   • 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
   • 請求に係る保有個人データが存在しない場合
   • 請求者が通知に要する実費を支払わない場合
3. 訂正、追加又は削除
   • 保有個人データの内容が事実であった場合
   • 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
   • 利用目的から見て訂正等が必要でない場合
4. 利用の停止又は消去
   • あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
   • 適正な方法で取得している場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
   • 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合
5. 第三者提供の停止
   • あらかじめ本人の同意を得て提供している場合
   • 法令に基づく場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
   • 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合